Utiliser la technologie pour tirer le meilleur parti des équipes virtuelles

Le travail à distance est de plus en plus populaire parmi les employés, tout comme le recours aux équipes virtuelles. L’utilisation des équipes virtuelles étant en hausse, les petites entreprises doivent comprendre comment exploiter efficacement la technologie applicable pour maximiser la valeur de leur travail.

Richard Branson, chef d’entreprise et entrepreneur bien connu, a déclaré en 2014 qu' »un jour, les bureaux appartiendraient au passé. » Bien que ce jour ne soit pas encore arrivé, la tendance est indubitablement à un plus grand travail à distance et à une augmentation significative de l’utilisation des équipes virtuelles.

Dans cet article de blog, nous définirons les équipes virtuelles, expliquerons pourquoi elles sont essentielles et montrerons comment votre petite entreprise peut utiliser la technologie pour surmonter les problèmes qu’elles posent et réaliser leur valeur pour votre entreprise. Nous mettrons également en évidence certaines des technologies les plus populaires et les plus appréciées qui sont utilisées dans divers domaines de fonction pour améliorer l’efficacité et l’efficience des équipes virtuelles.

Qu’est-ce qu’une équipe virtuelle ?

Une équipe virtuelle est un groupe d’individus géographiquement ou organisationnellement dispersés qui sont réunis pour réaliser des activités et des objectifs professionnels essentiels en utilisant une combinaison de télécommunications et de technologies de l’information. Ces groupes ne se rencontrent que rarement, voire jamais, dans le cadre d’un face-à-face classique.

Quelle est l’importance des équipes virtuelles ?

L’explication la plus simple de l’importance des équipes virtuelles est qu’elles augmentent la valeur des employés éloignés. Le travail à distance présente plusieurs avantages, notamment une infrastructure et des dépenses informatiques moins coûteuses, une meilleure flexibilité des employés, un meilleur moral des employés et moins de temps d’arrêt, une productivité

beaucoup plus élevée des travailleurs et l’accès à des personnes brillantes dans le monde entier.

Les équipes virtuelles permettent à votre petite entreprise de mettre en relation des personnes compétentes de n’importe où dans le monde. Des équipes virtuelles performantes produisent des résultats fluides en matière de travail à distance, ce qui profite à votre entreprise à tous égards. Votre personnel sera en mesure d’interagir et de travailler aussi bien, voire mieux, que lors de réunions en face à face si vous utilisez les bonnes solutions informatiques avec vos équipes virtuelles.

Quelles sont les difficultés des équipes virtuelles ?

un représentant d’une entreprise de travail à distance en réunion avec ses collègues virtuels
Même si la technologie progresse pour rendre le travail des équipes virtuelles plus fluide, il y aura toujours des difficultés à surmonter. Voici quelques difficultés auxquelles les dirigeants de votre entreprise devraient accorder une attention particulière.

Capacité de gestion suffisante en termes de gestion d’équipe virtuelle
S’il est difficile d’être manager dans une petite entreprise, il est encore plus difficile de relever les défis liés à la gestion des membres d’une équipe virtuelle. Vos managers doivent être capables de superviser et de diriger des employés qu’ils n’ont jamais rencontrés en personne. Ils devront également faire face à des problèmes tels que la résolution de conflits, les responsabilités de mentorat et de supervision, et la responsabilité des employés sans engagement direct.

La solution consiste à conserver un haut niveau de compétence dans les pratiques de gestion traditionnelles tout en accordant une attention particulière aux capacités de communication individuelle et collective. Il faut également avoir une solide connaissance des capacités de la technologie des équipes virtuelles et de la meilleure façon d’exécuter les applications connexes. Afin de s’attaquer à ces problèmes, votre organisation doit offrir une formation de gestion adéquate ainsi qu’un budget approprié pour la technologie et la formation de l’équipe virtuelle.

Une formation aux applications d’équipe virtuelle suffisante pour les membres de l’équipe
Les managers doivent s’assurer que leur personnel est correctement formé à l’utilisation des différentes applications d’équipe virtuelle et qu’il est informé de la disponibilité de nouvelles technologies améliorées. Ils doivent également s’efforcer d’écouter l’opinion de leurs employés sur la technologie et les défis communs du lieu de travail (en particulier celle de la main-d’œuvre croissante des millennials).

Participation des employés virtuels

Votre petite entreprise devrait souligner l’importance de faire en sorte que vos employés virtuels se sentent inclus dans l’entreprise et fassent partie des objectifs de votre organisation. Même si les membres de l’équipe virtuelle travaillent à distance, vos superviseurs devraient continuer à les contacter régulièrement pour s’informer des difficultés ou des préoccupations qu’ils rencontrent dans leur travail ainsi que des performances globales de l’entreprise. Les réalisations individuelles et les étapes importantes doivent également être reconnues dans les courriels de groupe et les sessions de l’équipe virtuelle. Votre petite entreprise doit s’efforcer de créer et de maintenir un environnement de soutien pour l’équipe et faire en sorte que les membres de l’équipe sentent qu’ils font partie d’une équipe qui travaille pour les mêmes objectifs significatifs.

Technologies populaires pour accroître l’efficacité des équipes virtuelles

Voici quelques excellentes technologies à utiliser dans les domaines fonctionnels essentiels des équipes virtuelles.

Un employé utilise la vidéoconférence et l’audioconférence pour communiquer en ligne avec les équipes virtuelles.

Ce composant essentiel permet à une réunion d’équipe virtuelle d’être aussi proche que possible d’une réunion en face à face. La technologie des conférences s’améliore constamment, ce qui permet d’établir des contacts vidéo et audio d’une clarté exceptionnelle dans le monde entier. Ces outils fournissent également plusieurs éléments de réunion standard, notamment des choix de présentation, un tableau blanc et un chat.

Cisco Telepresence, Polycom Telepresence et Logitech Lifesize sont trois technologies de vidéoconférence et d’audioconférence bien connues. Skype for Business, Join Me, WebEx, BlueJeans, Zoom et GoToMeeting sont d’autres produits utiles dans cette catégorie.

Partage de documents et collaboration

Les technologies basées sur le Web permettent aux membres d’une équipe d’accéder facilement aux documents et de les sauvegarder sur un hub commun. Les membres d’une équipe virtuelle peuvent travailler sur des fichiers de manière indépendante ou en collaboration pour obtenir de meilleurs résultats.

Slack, Dropbox, Onehub, Zoho Docs, WebEx Teams, Microsoft Teams, Blackboard Collaborate, ActiveCollab, SharePoint, Google Drive, Redbooth, Huddle, Podio, Goplan, Lighthouse et Box sont quelques-unes des solutions de collaboration proposées.

Créer une équipe virtuelle

Comme indiqué précédemment, l’un des principaux problèmes rencontrés par les équipes virtuelles est de savoir comment conserver un sentiment d’identité de groupe et un sentiment d’appartenance à une équipe appréciée. Heureusement, il existe certains programmes de création d’équipes virtuelles qui combinent des jeux et des activités partagées pour enseigner aux travailleurs distants dans ce domaine. Les employés à distance peuvent utiliser ces outils pour apprendre à utiliser efficacement la technologie des équipes virtuelles, améliorer leurs compétences en communication et accroître leur confiance dans les membres de l’équipe.

VirtuWall, MiniTreasure, Prelude et Quizbreaker sont des outils de formation d’équipes virtuelles bien connus.

L’augmentation du travail à distance et l’importance des équipes virtuelles sont une tendance future inévitable. Comprendre cette tendance et savoir comment tirer pleinement parti de la valeur des équipes virtuelles grâce à la technologie et à une gestion intelligente sont essentiels pour le succès futur de votre entreprise. Nous vous proposons de vous adresser à un partenaire de confiance en matière de support informatique, tel que Network Depot, pour en savoir plus sur ce sujet fascinant, qui vous aidera à mieux atteindre les objectifs de votre organisation.